شرح مقاله :

سرفصل‌های عمده حسابداری عبارتند از دارائی، بدهی، سرمایه، درآمد، هزینه، برداشت

درآمد

هنگامی که مؤسسه ای خدماتی را انجام یا کالایی را به مشتریان تحویل می‌دهد، پول یا دارایی دیگری از آنان دریافت می‌کند و یا طلبی برای او ایجاد می‌شود. ورود پول یا دارایی یا ایجاد طلب بابت ارائه خدمات یا فروش کالا را درآمد می‌گویند. بطور کلی، درآمد هنگامی‌شناسائی و در مدارک حسابداری ثبت می‌شود که کالای فروش رفته به مشتریان تحویل داده شود یا خدماتی برای آنان انجام شود.

هزینه

بهای تمام شده کالای فروش رفته و یا خدمات انجام شده به منظور کسب درآمد است. به عبارت دیگر، هزینه شامل مخارجی است که برای کسب درآمد، پرداخت یا دریافت واقع شده است مانند حقوق کارکنان، هزینه سوخت، هزینه تلفن، هزینه پیک. عنوان هر حساب هزینه، باید ماهیت آن حساب را بیان کند مانند هزینه اجاره، هزینه حقوق و هزینه بیمه.

سرمایه

حق مالی مالک یا مالکان یک مؤسسه نسبت به دارایی‌های آن، سرمایه نامیده می‌شود. در هر زمان با کسر کردن بدهی‌های یک مؤسسه از دارایی‌های آن، مبلغ سرمایه به دست می آید. سرمایه مؤسسه عمدتاً ناشی از آورده نقدی است که شامل وجوه نقدی است که مالک یا مالکان در مؤسسه سرمایه گذاری می‌کنند و یا آورده غیرنقدی است که شامل دارایی‌هایی غیر از وجه نقد است که مالک یا مالکان به عنوان سرمایه وارد مؤسسه می‌نمایند.

برداشت

به معنای آن است که صاحب یک مؤسسه برای مصارف شخصی پول یا مال دیگری را از دارایی‌های مؤسسه  متعلق به خود بردارد یا مخارج شخصی خود را از محل وجوه نقد مؤسسه پرداخت کند. از آنجا که وجه برداشت شده ممکن است به مؤسسه برگشت داده شود، برداشت مالک در حسابی به نام برداشت ثبت می‌شود.

دارایی

دارایی‌ها منابع اقتصادی مؤسسه هستند، که فعالیت های اقتصادی با استفاده از آن‌ها انجام می گیرد. اموال، مطالبات و سایر منابع اقتصادی متعلق به یک مؤسسه، که در نتیجه معاملات، عملیات مالی یا سایر رویدادها ایجاد شده و قابل تبدیل به پول و دارای منافع آتی است، دارایی نامیده می‌شود. مؤسسات بر حسب نوع و حجم فعالیتشان، دارایی‌های مختلفی دارند. دارایی‌ها را می‌توان به سه گروه عمده تقسیم کرد.

دارایی‌های جاری : به دارائی‌هایی می گویند که یا پول نقد می‌باشند یا زودتر به پول نقد تبدیل می‌شوند. مانند موجودی نقد و بانک، موجودی کالا، موجودی ملزومات، بدهکاران، اسناد دریافتی، حساب‌های دریافتی، پیش‌پرداختها.

دارایی‌های ثابت:  اقلامی با عمر بیش از یک سال که بصورت طبیعی غیرمنقول و غیرنقدی می‌باشند و به قصد خرید وفروش خریداری نشده‌اند. به‌علت اینکه مستقیماً درجریان عادی فعالیت‌های مالی مؤسسه مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، فروخته نمی‌شود ودچار تغییرات عمده نمی‌شوند اما به علت ارتباط با دارائی  شرکت و نقش در سودآوری ، بهای تمام شده آنها اندازه‌گیری می‌شود. مانند زمین، ساختمان و آپارتمان،ماشین‌آلات، وسائط نقلیه، اثاثه اداری.

دارایی‌های غیرمشهود یا دارایی‌های نامشهود:  دارایی‌هایی که قابل دیدن نمی‌باشند اما برای صاحب مؤسسه سود مالی دارد مانند حق اختراع و اکتشاف ، حق سرقفلی.

از جمله انواع مختلف دارایی‌ها می‌توان موارد زیر را برشمرد:

وجه نقد : وجه نقد عبارت است از موجودی نقد و سپرده های دیداری نزد بانک‌ها و مؤسسات مالی، اعم از ریالی و ارزی چنانچه وجه نقد در مؤسسه نگه داری شود آن را در قالب حساب صندوق و چنانچه نزد بانک‌ها نگهداری شود آن را در قالب حساب بانک ثبت می‌نمایند.

حساب‌های دریافتنی:  حساب‌های دریافتنی شامل مطالبات مؤسسه از دیگران می‌باشد که برای آن سفته، چک یا برات دریافت نشده است.

اسناد دریافتنی: اسناد دریافتنی شامل مطالبات مؤسسه از دیگران است که بابت آن سفته، چک یا برات از شخص بدهکار دریافت شده است. چنانچه سررسید اسناد دریافتنی یک سال یا کمتر باشد به عنوان اسناد دریافتنی کوتاه مدت و چنانچه سررسید آن‌ها بیشتر از یک سال باشد به عنوان اسناد دریافتنی بلند مدت طبقه‌بندی می‌شود.

موجودی های مواد و کالا:  موجودی های مواد و کالا به دارایی‌هایی اطالق می‌شود که به منظور فروش یا استفاده از آن در ساخت محصول یا مصرف آن برای ارائه خدمات، نگهداری می‌شود. موجودی هایی که به منظور فروش نگهداری می‌شوند موجودی کالا و موجودی هایی را که به منظور استفاده در ساخت محصول و یا ارائه خدمات نگه داری می‌شوند موجودی مواد می‌گویند.

موجودی ملزومات اداری:  اقلام مصرفی نیز غالباً تحت عنوان ملزومات ثبت می‌شوند. وسیله‌هایی که برای مصرف شرکت تهیه می‌شود که مصرف آنها یا همان عمرمفیدآنها کمترازیکسال می‌باشدمانند لوازم‌التحریر.

بدهکاران : کسانی هستند که می‌بایست به شرکت وجه نقد پرداخت کنند. حسابی که در آن طلب مؤسسه از اشخاص یا مؤسسات دیگر نگهداری شود را حساب بدهکاران می‌گویند.

اموال، ماشین آلات و تجهیزات: دارایی‌هایی که برای انجام عملیات مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند و عمر بیشتر از یک سال دارند و جنبه مصرفی نداشته باشند تحت عنوان اموال، ماشین آلات و تجهیزات طبقه‌بندی می‌شوند. این دارایی‌ها را اغلب دارایی ثابت نیز می‌گویند. زمین، ساختمان، ماشین آلات تولید، وسایل نقلیه و اثاثه اداری نمونه هایی از این دارایی‌ها هستند.

پیش‌پرداخت‌ها:  هزینه‌هایی که مربوط به دوره‌ها یا ماه‌های بعدی باشد اما قبل از پرداخت از آن استفاده می‌شود مثل پیش‌پرداخت اجاره.

بدهی

تعهداتی که یک مؤسسه در مقابل اشخاص و مؤسسات دیگر دارد و از معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده است و باید از طریق پرداخت پول، تحویل کالا، انجام دادن خدمت یا انتقال سایر اقلام دارایی تسویه شوند،« بدهی» نامیده می‌شود. بدهی‌ها معمولاً از خرید نسیه دارایی‌ها، اخذ وام ها، برقراری مالیات و ایراد خسارت به دیگران ناشی می‌شود. بدهی‌ها را می‌توان به دو گروه عمده تقسیم کرد.

بدهی جاری یا بدهی کوتاه مدت : بدهی‌هایی هستند که مدت پرداخت آنها کمتر از یک دوره مالی می‌باشد. مانند اسناد پرداختنی، بستانکاران، حساب‌های پرداختنی، پیش دریافتها.

بدهی ثابت یا بدهی بلند مدت:  بدهی‌هایی هستند که سررسید پرداخت آنها بیشترازیک سال باشد. مانند اوراق قرضه، دیون رهنی، وام بلندمدت بانکی.

از جمله اجزای اصلی بدهی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

حساب‌های پرداختنی : بدهی‌های مؤسسه به دیگران را که بابت آن چک، سفته یا برات تحویل نشده است، حساب‌های پرداختنی می‌گویند.

اسناد پرداختنی:  بدهی‌هایی را که مؤسسه بابت آن چک، سفته یا برات تحویل طلبکاران داده است، اسناد پرداختنی می‌گویند. چنانچه سررسید اسناد پرداختنی یک سال یا کمتر باشد به عنوان اسناد پرداختنی کوتاه مدت و چنانچه سررسید آن‌ها بیشتر از یک سال باشد به عنوان اسناد پرداختنی بلند مدت طبقه‌بندی می‌شود.

وام پرداختنی : مبالغی را که مؤسسه از بانک‌ها و مؤسسات اعتباری دریافت کرده است و باید آن را ظرف مهلت مشخصی به صورت اقساط یا یک جا بازپرداخت کند، وام پرداختنی می‌گویند. چنانچه مدت پرداخت این وام‌ها بیشتر از یک‌ دوره مالی باشد به عنوان وام بلند مدت ثبت می‌شوند.

پیش دریافت:  هرگاه مؤسسه قبل از تحویل دادن کالا یا ارائه خدمات به دیگران وجهی از آن‌ها دریافت کند، به آن پیش دریافت می‌گویند.

بستانکاران:  مانده حساب بستانکاران یعنی میزان طلب اشخاص حاکی از تعهداتی است که ناشی از خریدهای نسیه می‌باشد.

اوراق قرضه:  اگر شرکت تعهد کاری را داده باشد اما سرمایه شرکت کفاف انجام کارها را نکند ناگزیرمی‌بایست از سرمایه افراد دیگر کمک گیرد، بین افراد برگه‌هایی را توزیع می‌کند و در قبال صدور هر برگه سودی به آنها می‌دهد که این برگه‌ها به نام اوراق قرضه در بین حسابها آورده می‌شود.

دیون رهنی:  طلبی را که مؤسسه در قبال داشتن محل کار می‌بایست به صاحب آن محل پرداخت کند.

سایر مفاهیم و عملیات حسابداری

سرمایه گذاری مجدد : اگر مالک یا مالکان پس از تشکیل مؤسسه مبالغی را به صورت نقد و یا غیرنقد در مؤسسه سرمایه گذاری کنند، به آن سرمایه گذاری مجدد می‌گویند.

حساب : اطلاعات مربوط به هر کدام از عناصر معادله اساسی حسابداری در یک حساب ثبت می‌شود. لذا حساب به مثابه ظرفی است که اطلاعات مربوط به هرکدام از دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه در آن نگهداری می‌شود.

رویدادهای مالی:  رویداهایی هستند که اثر مالی داشته باشند. به عبارت دیگر رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که حداقل بر یکی از عناصر معادله اساسی حسابداری دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه تأثیر بگذارند.

از عناصر معادله اساسی حسابداری، حساب‌های مربوط به دارایی‌ها ماهیت بدهکار و حساب‌های مربوط به بدهی‌ها و سرمایه، ماهیت بستانکار دارند. حساب‌های درآمد نیز از این نظر، مشابه حساب سرمایه، مانده بستانکار و هزینه‌ها برعکس حساب سرمایه، مانده بدهکار دارند.

دوره مالی:  نتایج واقعی عملیات مؤسسه را، به طور دقیق و قطعی، فقط می‌توان در پایان اجرای عملیات آن و پس از وصول مطالبات، فروش دارایی‌ها و اجرای تعهدات و پرداخت بدهی‌ها، تعیین کرد. اما استفاده کنندگان از اطلاعات مالی نمی‌توانند برای دریافت اطلاعات یکسال تا آن زمان تأمل کنند. بنابراین عمر طولانی یک مؤسسه به دوره‌های زمانی مساوی کوتاهتر تقسیم می‌شود و برای هر دوره گزارش‌های مالی جداگانه ارائه می‌گردد. به این دوره‌های زمانی اصطلاحاً دوره مالی یا دوره حسابداری می‌گویند.

هر دوره مالی را که برابر یک سال کامل باشد سال مالی می‌گویند.

اسناد مثبته (اسناد ثابت کننده):  در حسابداری مجموعه اسناد و مدارکی را که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی نماید اسناد مثبته نامیده می‌شوند مانند فیش آب و برق و گاز و تلفن فیش بانکی فاکتور خرید و فروش و… لازم به ذکراست اسناد مثبته حتماً نباید چاپی ودارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد متنوع وگاهاً دست نویس است. دلایل اهمیت اسناد مثبته این است که اولاً مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد مالی در اسناد و مدارک و دفاتر قانونی می‌باشند و ثانیاً به منظور پیگیری‌های بعدی لازم می‌باشند. اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن باشند. به عبارت دیگر اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند. این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری آن‌ها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت به کار می‌روند. اسناد مثبته درحسابداری از اهمیت خاصی برخوردارند به دلیل آنکه اولاً رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند، ثانیاً برای پیگیری و رسیدگی های بعدی و هم چنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند. نکته قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آن‌ها استناد نمایند. فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می‌شوند.

سند حسابداری:  در بعضی از سیستمهای حسابداری، حسابداران به جای اینکه، فعالیتهای مالی را مستقیما از روی اسناد و مدارک مثبته در دفاتر ثبت نمایند، اقدام به تهیه برگه حسابداری و یا سند روزنامه می کنند. این برگه یا سند، نوشته ای است که در آن یک یا چند فعالیت مالی انجام شده بر حسب نوع حساب، بدهکار یا بستانکار می گردد. البته باید به این نکته توجه داشت که برگه حسابداری یا سند روزنامه، پس از امضاء مراجع صلاحیتدار در یک موسسه، قابل ثبت در دفاتر حسابداری می‌باشد. برگه حسابداری دارای ستون‌هایی برای ثبت شماره حساب در دفتر کل و دفتر معین می‌باشد و همچنین در ستون شرح عنوان حسابها و شرح کامل معامله وتاریخ آن نوشته می‌شود.

در حسابداری هر حساب دارای یک ماهیت است یعنی حسابها ماهیتاً یا بدهکار هستند و یا بستانکار. ماهیت حسابها از بحث دو طرفه بودن حسابداری نشات گرفته و کنترل بعضی از حسابها با دانستن ماهیت آن حساب انجام می‌شود. حسابها در یک دسته بندی کلی به دو نوع حساب‌های موقت و حساب‌های دائم تقسیم می‌شوند.
حساب‌های موقت:  حساب‌هایی هستند که مربوط به عملیات حسابداری در یک سال مالی هستند و در پایان سال با یک حساب واسطه بسته شده یا اصطلاحاً صفر می‌شوند و در نهایت نتیجه عملیات آنها به حساب‌های دائم منتقل شده و در ابتدای سال بعد مجدداً افتتاح می‌شوند ضمناً به این نوع حسابها، حساب‌های سود و زیانی هم می‌گویند مانند حساب‌های درآمد و هزینه.
حساب‌های دائم:  حساب‌هایی هستند که از ابتدای تاسیس یک واحد تجاری افتتاح شده و عملیات حسابداری سالهای مختلف در آنها انجام شده و مانده آنها از یک سال به سال مالی بعد منتقل می‌شوند. ضمناً به این نوع حسابها، حساب‌های ترازنامه‌ای هم می‌گویند مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و حساب سرمایه.

ترازنامه:  گاهی اوقات به آن صورت وضعیت مالی نیز گفته می‌شود عبارت است از فهرستی از تمام دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه یک واحد تجاری در یک تاریخ زمانی معین که معمولاً پایان دوره مالی می‌باشد. به طور کلی ترازنامه بر اساس معادله حسابداری شکل گرفته است و همانطور که از نامش پیدا است هر دو طرف آن باید برابر باشند.

حساب به شکل تی (T) : معمولا برای خلاصه کردن هر حساب از شکل T استفاده می‌شود که به سمت راست آن بدهکار یا گیرنده انتفاع و به سمت چپ آن بستانکار یا دهنده انتفاع می‌گویند.

تراز آزمایشی:  در سیستم حسابداری دو طرفه، هر معامله به مبلغ بدهکار و بستانکار مساوی در دفاتر ثبت می‌شود. اگر حساب‌ها به صورت صحیح ثبت و مانده گیری شده باشند، جمع مانده‌های بدهکار حساب‌های دفتر کل باید با جمع مانده‌های بستانکار حساب‌ها مساوی باشد. یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک حسابداری مورد استفاده قرار می‌دهند و در پایان هر ماه تهیه می‌شود تراز آزمایشی است. تراز آزمایشی فهرستی است از مانده حساب‌های دفتر کل، که معمولاً تهیه تراز مزبور به حسابداران امکان می‌دهد که از تساوی جمع مانده‌های بدهکار با جمع مانده‌های بستانکار اطمینان حاصل نمایند. تراز آزمایشی جدولی است که مانده حساب‌های دفتر کل در آن نوشته می‌شود.

صورت حساب سود و زیان:  همانطور که از نامش پیداست جهت تعیین سود یا زیان ویژه واحد مالی تهیه میشه و شامل خلاصه ای از درآمدها و هزینه‌های برای یک دوره زمانی معین می‌باشد. صورت حساب سود و زیان صورت حساب درآمد یا صورت حساب عملیات نیز گفته می‌شود. مهمترین بخش صورت حساب سود و زیان قسمت پایانی آن یعنی سود یا زیان ویژه است که نتیجه فعالیت یک واحد تجاری را نشان می دهد که آیا واحد تجاری در طول دوره مالی فعالیت سود آور بوده است و یا خیر.این صورت حساب معمولا به دو طریق تهیه می‌شود.

تک مرحله ای : در این روش ابتدا کلیه درآمد ها یکجا و در ادامه کلیه هزینه‌ها در زیر آنها آورده می‌شود و در نهایت از تفاضل آنها به سود یا زیان قبل از کسر مالیات می رسیم که با کسر مالیات (در صورتی که موسسه سود داشته باشد) به سود یا زیان بعد از کسر مالیات یا همان سود یا زیان ویژه خواهیم رسید.
دو مرحله ای:  در این روش ابتدا درآمدهای عملیاتی آورده شده در ادامه هزینه‌های عملیاتی ذکر می گردد که از تفاضل این دو به سود یا زیان عملیاتی می رسیم در مرحله بعد درآمدهای غیر عملیاتی و هزینه‌های غیر عملیاتی آورده می‌شود که از تفاضل این مرحله و مرحله قبل به سود و زیان قبل از کسر مالیات می رسیم که با کسر مالیات به سود و زیان بعد از کسر مالیات یا همان سود و زیان ویژه خواهیم رسید.

فهرست حساب‌ها و کدگذاری حساب‌ها:  در هر مؤسسه فهرستی از حساب‌های دفتر کل تهیه می‌شود. فهرست حسابها برای تسهیل طبقه‌بندی و ثبت رویدادها معمولاً برای هر حساب یک شماره مشخص در نظر گرفته می‌شود که به آن کد حساب نیز می‌گویند. حساب‌ها به ترتیبی که در صورت های مالی انعکاس می یابند شماره گذاری می‌شوند. یعنی ابتدا دارایی‌ها، سپس بدهی‌ها و سرمایه و در نهایت درآمدها و هزینه‌ها آورده می‌شوند.

عملیات حسابداری که از ابتدای دوره مالی تا پایان دوره انجام می‌شود عبارتند از:

جمع‌آوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی شامل گردآوری شواهد و مدارک مثبته

تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و ثبت آن‌ها در سند حسابداری

ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه

انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده

اصلاح و تعدیل حساب‌ها

تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده

تهیه صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد

بستن حساب‌های موقت

تهیه تراز آزمایشی اختتامیه

تهیه ترازنامه